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方法| 行动学习中的城镇会议应用

发布日期:2017年07月21日 游览次数:50

城镇会议(TownHall Meeting),有人说城镇会议是美国民主的基石,是一种民主的体现。城镇会议的目的,是面向项目的决策者、执行者和关联部门的负责人项目信息的共享,并将每个项目的行动计划、资源调配交给项目的执行者,并要决策者在现场做出决定。通过民主开放的沟通方式,将所有项目因素摆在台面,达到快速决策与授权的效果。

 
 

行动学习作为帮助组织提升个人能力和达成组织绩效的最有效方法,越来越被广泛认同,它的魅力就在于完美演绎了“寓教于行”,让学员在学习中解决工作中的问题,在工作中应用学习的工具与方法。而这种完美演绎的高潮就是行动学习中核心部分----城镇会议!城镇会议也叫小镇会议,或者市政会议(Town Hall Meeting),有人说城镇会议是美国民主的基石,是一种民主的体现。但由于在中国受文化和企业的价值观不同的影响,导致城镇会议很难发挥它应有的效果,也让城镇会议成为行动学习中最难把握的部分之一。

城镇会议的目的是,项目信息的共享,并将每个项目的改善建议、行动计划、资源调配交给项目的决策者、执行者和关联部门的负责人,并要决策者在现场做出决定!城镇会议一般应用在行动学习项目每个节点会议中。它实际上是决策者同项目小组和其他关联部门负责人进行决策的一个讨论会。每次成功的城镇会议都需要有促动师的角色,辅助会议的顺利进行,并保证现场每个人都被关注到,并使大家能够积极参与到会议中!

在城镇会议期间,每个项目小组首先介绍在接下来的几个月或一段时间内可能要实施完成目标的行动计划,介绍的内容包括:

1、 具体的现状

2、 达成目标要解决的关键问题

3、 改善建议

4、 追踪和衡量结果的方法

5、 实施建议的行动计划

6、 所需资源(人、财、物)和帮助的建议以及相关负责人的批准等

7、 项目小组中自愿负责相关工作的成员的姓名。

每次项目小组介绍完建议之后可以提问,促动师要推动会议顺利开展,让大家提问或评论。此时,决策者和项目关联部门人员要提出需进一步阐述的问题、以及通过提问帮助项目小组成员反思项目中的不足点;以保证项目小组成员与关联人员确切地知道未来要改善的关键点、方向,并保证项目小组能够知晓可获得的选择和支持。一般在城镇会议中决策者还会鼓励项目小组在适当的时候可以步子再快些,胆子再大些。在这个过程中,大家应该非常坦率地表达任何顾虑或保留意见,但应该是有建设性的。重要的是,决策者可以参考现场每个人的观点,这样就可以制定出准确的决策。

在提问和回答结束后,决策者的任务是为项目的建议或行动计划制定行或不行的决策。有些决策可以在现场确定并且实施行动,有些决策需要进一步讨论后给出明确意见(但最好在城镇会议结束后一周内),还有些决策可以在实施中去尝试后再决定(如短期的焦点任务并对组织整体影响不大的)。虽然有些决策也不会是在一次城镇会议或者会议现场给出明确答案,但城镇会议必须有一个答案,含混不清地延期以便作进一步研究不是明智的选择。

另,决策者偶尔也很有必要说“不”。但此时,决策者需要向项目小组解释原因,好让项目小组成员能够知道决策后面的根据。(一般这种情况是决策者需要让小组在收到绝对的“行”之前做更多的分析或计划)。如果是这种情况,就还需要给项目小组一个明确的短期的时间来限制完成这一完善工作,并在提交改善和更多计划后作出最终的决策。

 
 众行行动学习研究院实施的城镇会议现场
城镇会议的一般流程:
 

开场用5分钟左右的时间介绍城镇会议基本情况与规则(并回答此时提出的任何问题),并欢迎每一位来的城镇会议的人,介绍出席的决策者和负责人。

一般需要给每个项目小组1个小时左右的时间来进行介绍与回答提问。

让第一个项目小组上来介绍

注意时间,如果需求的话,得体地提醒他们加快速度

每个项目介绍完毕后,让大家提问题或作评论

注意时间—有必要的话打断讨论

避免出现诋毁项目小组成员或者评论者语言

询问决策者或负责人对该想法的决定

决策者需要接受一定程度的风险

对项目建议要表现出热情与对项目小组成员的认可

决策者说“不”时,应指出原因

确保在做出行的决策后,都能有一名高管作为推动者或者导师参与进项目中

到下一个组继续进行

会议结束时,感谢每位参与者及所贡献的智慧

项目小组负责人、决策者、相关联部门负责人、促动师留下来开一个简短的后续工作会议,明确后期检查会议举办的时间及作出会议总结

 
使城镇会议成功的因素:
 
 

一名好的促动师做引导;

项目方案会前做好充分准备,比方论证的数据;

非常严格地守时,这可以保证每个小组的机会是均等的;

做好城镇会议记录(内容需要包括,建议、收益、决策与问题、评论、结果)形成知识沉淀与宣传资料,如果可能尽量将会议记录在会场的现场中展现出来;

由于城镇会议是一个对话的论坛,应该安排一个令人们能够方便谈话的房间;

项目团队通常都喜欢一起坐在一个桌旁,所以会场尽量摆放成岛屿式,并尽量安排可以旋转或移动的椅子,这样可以让不管在会场的哪个地方都能够看到其他人;

出席“城镇会议”的相关联部门人员应该散布在各个项目小组中,而不是像一个评委团似的坐在最后面;

决策者应该尽量坐在前面,面向大家;

保证音响有很好的效果,需要有手拿的麦克风;

保证每个人都能看见和看清投影屏幕。

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